Arquivar documentos! Quais e Porquê… Você sabe por quanto tempo deve guardá-los?

            Confira as dicas e ganhe espaço na sua casa!  Por Amélia em 17,Ago,2009
Nada como ter os documentos em ordem para não ficar em pânico na ocasião da declaração do imposto de renda. Sei que já passamos da fase da declaração, agora resta saber o que deve ser guardado e por quanto tempo.

Sei que logo pensamos em limpar as bolsas, carteiras, gavetas e os armários, e é quando nos deparamos com tantos comprovantes, extratos bancários, e outros documentos, que só de ver o amontoado de papéis, desanima.

Veja a seguir a lista de alguns documentos e seus respectivos prazos de validade, evite guardar documentos desnecessariamente, pois podem ocupar um espaço precioso em sua casa.

Documentos  
Prazo
 Seguros em geral
(vida, veículos, saúde, residência)
1 ano após o término da vigência
 Extratos bancários 1 ano
 Recibos de pagamento de aluguéis
3 anos
 Contrato de aluguel  3 anos
 Taxas e Impostos Municipais e Estaduais (Lixo, IPTU, IPVA, outros) 5 anos
 Contas de água, luz, gás, telefone (inclusive celulares)   5 anos
 Condomínio 5 anos
 Prestação da casa  5 anos
 Mensalidades escolares
5 anos
 Faturas de cartões de crédito  5 anos
 Contratos e recibos de serviços de profissionais liberais como advogados, médicos, dentistas, pedreiros, entre outros 5 anos
 Plano de saúde  5 anos
 Declaração de Imposto de Renda e documentos anexados 
5 anos
 Comprovantes de pagamento de financiamentos de bens como carros e imóveis    Até o término do pagamento de todas as parcelas ou após a entrega da escritura definitiva (imóveis) e/ou documento que oficialize a quitação (consórcio)
 Notas fiscais Até o término da garantia do produto
 Documentos para aposentadoria junto ao INSS 20 anos

Para os tributos, o prazo não mudou com o novo código. Documentos como o comprovante de pagamento de IPTU, IPVA e a declaração de Imposto de Renda devem ser mantidos por 5 anos, contados a partir do primeiro dia útil do ano seguinte ao pagamento. Exemplo: a declaração de I.R. de 2009 deve ser mantida até 02/01/2014.

Contas de água, luz, telefone e gás também devem ser mantidas por 5 anos, pois também são consideradas taxas. Mantê-las serve como garantia de manutenção dos serviços. De qualquer forma, caso o fornecedor alegue que uma conta antiga não tenha sido paga pelo consumidor e este não disponha mais de comprovante, apesar de tê-la pago, ainda assim o consumidor poderá pedir o ônus da prova, ou seja, o fornecedor terá que provar que a conta não foi paga. O consumidor que paga essas contas automaticamente pelo banco já tem a comprovação de pagamento.

A nota fiscal de qualquer tipo de produto ou serviço deve ser guardada não somente pelo prazo de garantia, mas pelo prazo de vida útil do produto, para que o consumidor se resguarde de qualquer defeito oculto de fabricação. Isso vale, por exemplo, para eletrodomésticos, eletro-eletrônicos, automóveis, etc.

Contratos de seguro, em geral, devem ser mantidos pelo prazo de um ano a partir do primeiro pagamento de cada mensalidade. Exemplos: seguro de automóveis e seguro saúde. Isso não vale para o chamado plano saúde. A diferença entre o plano saúde e o seguro saúde é que neste último o consumidor tem a opção de escolher livremente seu médico, tendo direito a reembolso de parte do valor da consulta. No plano saúde o consumidor só pode escolher médicos da rede credenciada pelo plano. Aqui houve uma mudança com o novo código civil: antes os documentos de assistência médica, como o do plano saúde, deviam ser mantidos por 20 anos. Agora, é por apenas 5.

O prazo de manutenção de comprovante do pagamento de aluguel é, com o novo código civil, de 3 anos. No código anterior, o prazo era de 5 anos. Já para o pagamento de condomínio, o prazo de manutenção era de 20 anos, agora passa a ser de apenas 5 anos. É recomendável pedir periodicamente à administradora do condomínio uma declaração de que não existem débitos.

O pagamento de prestação da casa deve ser mantido por 5 anos. Antes, eram 20 anos. Para os consórcios devem-se manter os comprovantes até que seja dada a quitação. A liberação da alienação fiduciária é a prova de que o pagamento foi feito.

O pagamento das mensalidades escolares deve ser guardado por 5 anos. No código civil anterior, era necessário mantê-lo por apenas um ano.

Documentação trabalhista
O contracheque (também conhecido como hollerith) deve ser guardado pelo trabalhador até 5 anos para cobrança de direitos trabalhistas. Caso o trabalhador saia da empresa, terá só 2 anos para efetuar tal cobrança.

Notas de serviços de profissionais liberais devem ser mantidas por 5 anos. Antes, bastava tê-las por um ano.
Para efeito de previdência social, profissionais autônomos devem guardar o carnê do INSS até o pedido do benefício da aposentadoria. Pelo mesmo motivo, trabalhadores devem guardar o contracheque.

Documentação bancária

Cheques devem ser apresentados nos bancos para desconto em até 30 dias, para cheques da mesma praça, e em até 60 dias, para cheques de praças diferentes. A prescrição de um cheque pode ser feita em um prazo máximo de 6 meses contados da apresentação. Esse é o prazo para que o cheque seja executado se não tiver fundo. O canhoto de cheque não tem valor legal, só vale para conferência.

Para faturas de cartão de crédito não há determinação legal. A Associação Nacional dos Usuários de Cartão de Crédito recomenda que elas sejam mantidas pelo mínimo de um ano, por cautela, para que o consumidor se previna contra eventuais lançamentos indevidos e/ou cobrança em duplicidade por parte das administradoras de cartões de crédito.

É importante ressaltar que a pretensão de cobrança de dívidas líquidas constantes de instrumento público ou particular (que seria o caso dos cartões, pois o consumidor assina um contrato) prescreve em 5 anos. Assim, o consumidor estará totalmente garantido se guardar as faturas do cartão por 5 anos.

 

É muito importante guardar devidamente os comprovantes e documentos, pois eles são a possibilidade de você reclamar qualquer direito seu, sem eles torna-se mais difícil cobrar alguma providencia junto aos órgãos competentes.

Já vi muitas formas de guardar os documentos, em caixas de papelão, pastas transparentes com elásticos, o que eu sugiro é o seguinte:

Para contas mensais do ano corrente, tipo faturas do cartão de crédito, contas de água, luz, gás, telefone, condomínio, mensalidades escolares, plano de saúde, recibo de pagamento de aluguel, seguros em geral - utilize aquelas pastas arquivos com várias divisões, e em cada uma delas coloque um tipo de conta, estas contas devem estar arquivadas por ordem cronológica fixas por aquela ferragem que encontramos nas pastas suspensas (nas papelarias vendem só as ferragens;que hoje podem ser até de plásticos mesmo); identifique cada uma das divisões e remova essas contas dessa pasta somente quando o ano findar.

Em janeiro, retire todas as contas arquivadas da pasta com divisórias e coloque-as numa caixa de papelão, devidamente sinalizada e guarde em local seco e ventilado, evitando que eles embolorem, e cuidado também com as traças e roedores, que adoram um bom documento para fazer seu ninho.

Caso você retire algum desses comprovantes ou documentos da pasta, sempre deixe na divisão um lembrete com informações tipo, quem retirou, data, finalidade. Até o retorno do documento o lembrete permanece lá, evitando assim que se retire o documento e não devolva, depois acontece a velha historia, quando precisa do não se sabe para onde foi parar o documento muito menos quem o pegou.

Para documentos pessoais sugiro você ter outra pasta, assim documentos como titulo de eleitor, passaporte, certidão de nascimento e casamento, carteira de reservista, carteira de vacinação e outros documento que não utilizamos diariamente fiquem devidamente guardados, prontos para uso quando necessário.

Agora quando falamos de contratos de locação, prestação de serviços, compra e venda, social, escritura e outros, esses devem ter um pasta própria, devidamente identificada.

-->>  Com isso organizado, não tem mistério.

 
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